Sekilas tentang EVENT ORGANIZER ~ @wahyusheltra #IniDuniaKU

Jumat, 16 Desember 2011

Sekilas tentang EVENT ORGANIZER

19.46 @wahyusheltra ( Wy Wahyu W. Putra ) No comments

Event Organizer sudah berkembang pesat di Indonesia khususnya Jakarta dan kota-kota besar lainnya, dari yang bergerak di bidang pertunjukan musik, pameran produk (mobil, komputer, handycraft), sampai wedding pun tersedia. Event Organizer sangat membantu pihak-pihak yang berminat mengadakan event seperti launching product, company gathering, anniversary, exhibitions, seminar, promosi, talkshow dan sebagainya, dari tahap persiapan sampai dengan event berjalan lancar dengan baik, artikel ini bertujuan memberikan sharing sejauh mana perkembangan Event Organizer di Indonesia khususunya Jakarta dan kota besar lainnya, kemampuan dasar apa supaya sukses menjadi EO dan memuaskan para kliennya dan apa saja yang kita akan dapatkan dengan menggeluti profesi EO. Selengkapnya paparan singkatnya sebagai berikut.

Fungsi EO dalam mekanisme sebuah penyelenggaraan event-event yang mengkoordinasi, melayani, men-support kepentingan para pihak. Misalnya Trainer, Trainee, Vendor Training, transportasi dll, media massa, serta pihak-pihak terkait lainnya. Perannya sangat penting melalui peran Event Organizer, anda tidak perlu pusing untuk sebuah event karena anda harus fokus dalam melaksanakan tugas pokok anda misalnya: training, seminar, workshop, raker/rakernas dll.

Pertanyaannya, mengapa belum banyak yang bergelut di profesi Event Organizer ini? Setelah ditelusuri ternyata biasanya suatu lembaga atau perusahaan bahkan seorang trainer independent kondang, sudah memiliki EO sendiri. Fungsi EO memang bisa dipercayakan pada 2 atau 4 orang saja dengan pembidangan tugas masing-masing, tidak jarang banyak pula hanya memiliki satu orang untuk menangani semua aspek pekerjaan (multi tasking). Jadi sangat jarang lembaga atau trainer kondang tersebut mensubkan lagi tugas ini ke EO, tetapi apakah era ke depan semua bisa ditangani sendiri?.

Memang biasanya pihak hotel sudah siap dengan segala perlengkapan yang dibutuhkan atau pelayanan SDM, tapi benarkah sesederhana itu?

Ternyata tidak. Karena bagaimanapun untuk memiliki nilai lebih bagi customer, seorang yang berprofesi sebagai EO ada prasyarat basic kemampuan yang harus dikuasai, dengan makin luasnya ruang lingkup dan kompleksitas pekerjaan yang ditangani maka kemampuan yang dibutuhkan juga semakin berkembang, misalnya networking, lobbying, negosiasi, presentasi, leadership dll.

Untuk sementara ini saya ingin mengupas dulu beberapa kemampuan dasar dengan tujuan dapat menjadi referensi pembelajaran bagi rekan-rekan yang mulai berminat untuk menekuni profesi Event Organizer. Berikut beberapa kemampuan dasar sebagai Event Organizer:

Kemampuan	Tuntutan Tugas	Situasi yang dihadapi
Analis	Mampu mengidentifikasi persoalan memilah dan milah fakta/informasi, mengkaji, merumuskan dan mencari alternatif-alternatif solusi	Desain, Segmentasi peserta, memilih pengajar, rekomendasi
Sistematis	Mampu menyusun alur, jadwal, serangkaian aktivitas yang dilakukan secara bersamaan untuk terselanggaranya sebuah event training	Mendesain training, merencanakan jadwal pertemuan, menghitung mundur semua aktivitas untuk terselenggaranya training, menyampaikan gagasan dalam On-stage
Customer Oriented	Sensitif terhadap situasi-situasi yang menuntut gerak cepat karena ada kebutuhan customer untuk segera dilayani dengan tetap bersikap ramah	Di kelas: AC kurang dingin, minuman habis, situasi belajar membosankan, meja berantakan, spidol habis, speaker berdesis, mic mati, kertas flipcard habis dll
Dinamis	Memiliki image penampilan, cara bertindak dan cara bicara yang bersemangat, cekatan, ekspresif, memiliki selera humor	Menjadi MC, i ce breaker, energizer, pemimpin game, leadership situasional dll
Up-date Knowledge/informasi	Tuntutan untuk tahu dan memahami background Trainee dan perusahaannya, menghendaki TEO selalu harus meng-up date pengetahuan dan informasi yang menunjang kesuksesan tugas, melalui berbagai referensi (buku, brosur, internet, diskusi)	Desain, Report, Rekomendasi
Administratif	Ini sangat penting. Karena hampir semua aspek pekerjaan seorang EO training, selalu terkait dengan kemampuan yang satu ini	Surat-menyurat, pendataan peserta, record training, perbanyakan materi, sertifikat, ijin kegiatan, peminjaman ruang dll
Komunikatif	Memiliki keterampilan public speaking, interpersonal communication yang supel, menyediakan waktu untuk ‘gaul’, mampu menuangkan ide pikiran dengan bahasa yang mudah dipahami audience	Menjadi MC di kelas, memimpin dan melakukan meeting TNA, mengendus persoalan Trainee